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お知らせ

埼玉県高等学校教職員共済会の個人情報保護方針

 埼玉県高等学校教職員共済会(以下、「埼高教共済会」といいます。)は、個人情報の重要性を認識し、その保護を図るため、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」といいます。)をはじめ、関係する法令等を遵守し、必要な管理体制の構築、適正な個人情報の取扱いに努めます。

1.個人情報の取得・利用目的について
 個人情報は、全教共済契約、埼高教・埼高教共済会が団体として契約している生損保の保険契約の締結、維持管理、等にかかる共済事業の健全な運営や、埼高教共済会が行う事業のご案内、サービスの提供等の目的のために、必要な範囲で取得し、利用させていただきます。
 なお、法令で定める場合等を除き、利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用することはありません。

2.取得する個人情報の種類
 取り扱う共済契約等に必要な情報として、名前、性別、生年月日、住所、年齢、電話番号、メールアドレス、健康状態、勤務先、家族関係、その他共済契約の締結や共済金・保険金のお支払い等に必要な情報を取得します。
 また、埼高教共済会の業務に関連して、必要な情報を提出いただく場合があります。

3.個人情報の取得方法
 主として、以下の申込書・契約書や取引書類、あるいはアンケート、資料請求書等に記入・入力していただく方法で取得します。
(1)共済契約締結時にご提出いただく、申込書、告知書、その他ご契約の締結に必要な書類
(2)共済金・給付金等のご請求時にご提出いただく、請求書、その他お支払い手続きに必要な書類
(3)名義変更等のお申し出の際にご提出いただく、請求書、その他ご契約の維持・管理の手続きに必要な書類
(4)各種共済制度・サービスおよび情報提供等のために、ご記入いただくアンケート等 (ホームページからのご回答を含みます。)
(5)資料請求時にご提出いただく書類(ホームページからのご請求を含みます。)
(6)ホームページからの懸賞への応募・投稿等
(7)電話による各種お申し出内容等

4.個人情報の管理
 お預かりしている個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において正確、最新なものにするよう努めます。
 埼高教共済会では、「個人情報保護に関する運営細則」等にもとづき、個人情報保護管理者等の設置や情報セキュリティ対策をはじめ、必要かつ適切な安全管理措置を講じ、個人情報の漏洩、紛失、毀損または不正なアクセスなどの防止に努めます。
 埼高教共済会に従事する者が個人データを取扱うにあたっては、安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行います。
 業務委託等により個人データを他の事業者等に委託する場合には、委託した個人データの安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行います。

5.情報の提供
 埼高教共済会では、つぎの場合を除いて、お預かりしている個人情報を利用し、第三者に提供することはありません。
(1)あらかじめご本人の同意がある場合
(2)法令により必要と判断される場合
(3)個人情報保護法にもとづき、共同利用する場合
(4)業務の一部につき、利用目的の達成に必要な範囲内で委託を行う場合
(5)その他個人情報保護法にもとづき、提供が認められている場合

6.共同利用
(1)埼高教共済会では、会員および埼高教組合員の福利厚生の推進のためむさしの保険事務所との間で、保有個人データを共同して利用させていただいております。

(2)共同利用の目的
 ① 各種共済契約・保険契約の引受け、継続、維持管理、共済金・保険金等の支払い
 ② 各種共済制度・サービスのご案内・提供
 ③ 埼高教共済会の業務にかかる情報の提供、運営の管理、共済制度・サービスの充実
 ④ その他関連・付随する業務

(3)共同利用する個人データ
氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、勤務先、職員番号その他申込書等に記載された契約内容、および各種共済制度・サービスのご案内・提供、ご契約の維持管理に必要な情報

(4)個人データの管理責任者
  埼高教共済会

7.開示
 埼高教共済会の管理する個人情報に関して、自身の情報の開示を希望する場合には、本人であることを確認した上で、適切な期間及び範囲で開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しない場合があります。
(1)本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
(2)埼高教共済会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)法令に違反することとなる場合

8.訂正・削除等
 埼高教共済会の管理する個人情報に関して、自身の情報について訂正、追加または削除を希望する場合には、本人であることを確認した上で、事実と異なる内容がある場合には、適切な期間及び範囲で訂正、追加または削除します。

9.利用停止・消去
 埼高教の管理する個人情報に関して、自身の情報の利用停止または消去を希望する場合には、本人であることを確認した上で、その求めに理由があると判明した時は、適切な期間及び範囲で利用停止または消去します。

10.開示等の受付方法・窓口
 埼高教共済会の管理する個人情報に関する、本人からの3~9に関する申し出及びその他の個人情報に関する問い合わせは、以下の方法にて受け付けます。なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承下さい。
(1)受付手続
 下記事務所に直接お越しいただくか、下記の宛先に郵便、電話、FAX、メールのいずれかでお申し出ください。受付手続きについての詳細は、下記の窓口・方法により本人(又は代理人)であることを確認した上で、お伝えします。また、申し出内容によっては、組合所定の書類に記入・捺印の上、提出いただく場合があります。

【受付方法・窓口】
〒330-0063 埼玉県さいたま市浦和区高砂3-12-24 埼玉県教育会館6F
 埼玉県高等学校教職員共済会事務局 TEL048-822-4655 FAX048-832-6791
Eメール 埼高教ホームページの埼高教共済会への連絡フォームから
 なお、受付時間は平日の午前9時~午後5時30分とさせていただきます。
 (FAX、メールは24時間受付)
【本人または代理人の確認】
 本人から申し出の場合は、運転免許証・パスポート・共済組合員証等を提示していただき、本人であることを確認させていただく場合があります。代理人から申し出の場合は、代理人であることを委任状および委任状に押印された印鑑の印鑑証明書の確認、組合員本人への電話等により確認させていただきます。

(2)代償措置・手数料
 上記8~10に関する申し出に対応するために、膨大な事務や費用がかかるなどの事態が発生する場合は、協議の上、代償措置や組合員本人に手数料をいただく場合もありますので、留意下さい。

11.その他
 埼高教共済会では以上の方針を改定することがあります。その場合、すべての改定は運営委員会の議をもって行い、変更内容を当ホームページで告知します。

                                                                            2016年4月1日
                                                                埼玉県高等学校教職員共済会